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员工流失带走了宝贵的经验,导致企业知识财产难以积累?

项目资料存放过于分散,企业重要文档经常“被遗失”?

工作交接不充分,新员工难以投入新工作?

出差在外,想时刻掌握企业内部信息,实现随时随地移动办公?

现在

只需要下面7个步骤,就能有效解决以上所有难题!

1步:指定系统管理员(可以是总裁助理),让其负责将组织架构和员工帐号导入,其主要职责:
  • 发布公司级别的通知公告
  • 审批群组的申请
  • 设置公司云盘的权限
  • 根据人员的调动及时调整组织架构
  • 公司知库后台的管理
2步:正式发封邮件,参考附件一《关于公司启用知库的通知》,通知所有员工开始使用知库,并告知以后所有公告将只通过知库发布,让员工做以下事情
  • 将头像改成真人头像
  • 修改默认密码,保障信息安全
  • 将联系方式改成真实的手机号码
  • 安装pc客户端和手机客户端
  • 每日登录知库,获取企业最新动态
3步:管理层督促员工的修改情况,可以通过微博来号召大家修改
4步:总经理定期在知库的企业微博上发些话题,讨论公司事务(策略、目标、当下事务、新点子、如何在各部门用好知库等话题)
5步:给中层以上的管理人员建立个讨论组,在这个讨论组可以讨论工作,并要求管理层:
  • 外勤可以在这里报备,告知一下大家
  • 将周报、月报上传到知库指定文件夹
  • 每日工作在此汇报
6步:根据重点项目创建一个项目群组,将项目人员加入到这个群组,并将项目文档添加进来
7步:为每个部门都指定一个管理员,通常是助理,牵头将自己部门的文档存放到知库部门空间,建议针对管理员组织一个会议,宣贯管理员的职责:
  • 管理员负责部门内部通知公告的发布
  • 汇总部门制度、文件、信息、资料上传至各部门空间对应文件夹内,并定期检查文件更新情况,督促员工及时上传新文件
  • 部门云盘权限的管理
  • 安装pc客户端和手机客户端

知库的使用非常简单。在初期,也许会改变大家平时的一些工作习惯,但只要您有愿意改变的决心,您将体会到知库给企业的沟通协作和知识积累带来的好处。

附件一:

《关于公司启用知库的通知》

为了建设公司知识库,保护公司知识财产不流失,公司现决定使用知库作为日常工作文档存储的地方。

请各位员工在本周之内完成知库的个人设置。

  • 将头像改成真人头像
  • 修改默认密码,保障信息安全
  • 将联系方式改成真实的手机号码
  • 安装pc客户端和手机客户端
  • 每日登录知库,获取企业最新动态
  • 将个人工作文档上传到个人云盘

在这里请每个部门的经理督促部门成员尽快完成以上设置,XXX(建议是总裁助理)会在下周一检查各部门的执行情况。

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